PEPSU son las iniciales de los elementos a través de los cuales se establece el enfoque sistémico en cualquier ámbito. Te invitamos a conocer un poco mas sobre este tema en los próximos párrafos.
PEPSU corresponde a las iniciales de las palabras: Proveedor, Entrada, Proceso, Salida y Usuario.
Estos elementos deben estar presentes en cualquier análisis de procesos o sistema, principalmente en los de recursos humanos, que es el área que nos compete en esta oportunidad.
¿Proceso de personal o Sistema de Personal?
La mayoría de las organizaciones con fines de lucro están conformadas por los componentes: Financiero, de suministro, de ventas, de producción, de dirección y de personal, entre otros.
Estos componentes, según cada autor, pueden identificarse como subsistemas, porque pertenecen a uno mayor, que en este caso es la organización como un todo. También se pueden denominar como subprocesos porque pertenecen a un proceso mayor, que es la empresa en general.
Sin embargo, cuando se analiza estos componentes por separado, cada uno de ellos sube al nivel de sistema o proceso, porque ahora se convierten en el mayor nivel de análisis.
Por tal motivo, existirán ocasiones en las cuales nos referiremos al componente de "Personal" como un sistema y en otras, como un proceso, pero ambos casos son validos.
¿Subprocesos o Proceso?
Para comprender mejor este punto consideremos el proceso de "Capacitacion" o "Entrenamiento" en una empresa.
Cuando se esta realizando un estudio de todo el componente "Personal", el proceso "Capacitación", se convierte en un subproceso del proceso o sistema "Personal".
Pero si estuviesemos analizando unicamente el proceso de "Capacitación", este seria el nivel mayor de nuestro estudio, por lo tanto, "Capacitación" será el proceso y "Detectar necesidades de entrenamiento", "Planificación del entrenamiento" y "Ejecución", entre otros. serían sus subprocesos de nivel 1. Así pudieran existir tambien subprocesos de nivel 2, 3, etc.
Esto es lo que se conoce como "Nivelación" cuando se realizan análisis de procesos o sistemas.
Pero lo que se quiere destacar con todo esto es que todo subproceso, cualquiera que sea el área o nivel al que pertenezca, mantiene las características propias de cualquier proceso mayor.
Por ello, como regla general, todo subproceso, siempre tendrá asociada una o varias entradas y generará una o varias salidas.
Cada entrada la suministrará alguien o algo y las salidas serán utilizadas por algo o por alguien.
El enfoque sistémico siempre estará presente en cada subproceso y se puede representar a través del PEPSU correspondiente.
Ejemplos sencillos de PEPSU.
Si alguien tuviese que elaborar una torta o pastel, lo más común es que como ingredientes o entradas de ese proceso se encuentren, la harina de trigo, azúcar, margarina, huevos y leche, entre otros y logicamente, esos elementos tienen que provenir de algún lugar.
Si este proceso se ejecuta dentro de una empresa, probablemente tales insumos provengan del almacén de la misma.
Si se está realizando esta tarea en una vivienda dentro de la ciudad quizás provengan del supermercado y si es en el campo, los huevos pudieran provenir directamente del granero, y así por el estilo.
Toda entrada tendría un proveedor o fuente de origen.
De manera similar pasa con las salidas de un proceso. En nuestro ejemplo, la salida principal sería una torta o pastel.
Si esta torta se elaboró en una empresa, posiblemente el usuario o cliente sería un supermercado o un comprador final, pero si se realizó en nuestro hogar, (ciudad o campo), los usuarios o clientes principales serían nuestros propios familiares. Y así pasaría con cualqueir producto que elaboremos.
Toda salida tendría un usuario, destino o cliente.
Calidad en los procesos
Los subprocesos de recursos humanos, siempre tendrán, al menos, un proceso cliente y uno proveedor, con el cual interrelacionarse y de allí, la importancia de conocer las características que deben poseer esos elementos que los vinculan.
Cada cliente tendrá su propia perspectiva de lo que es calidad y debe dejarla bien especificada para que sirva como elemento de control al momento de analizar los resultados que obtendrá.
Por su parte cada proveedor debe procurar cumplir con las especificaciones establecidas y comprometidas con los clientes del producto que se comprometió a generar.
Entonces, ¿se imaginan el nivel de calidad que puede tener un producto cuando quienes lo elaboran no conocen los requisitos del mismo desde la perspectiva de cada cliente?
No siempre es igual la perspectiva de calidad del proveedor que la del cliente, muchas veces lo que es excelente para quien lo elabora, no lo es para quien lo recibe, si no, pregúntenle eso a cualquier cocinero.
Por ejemplo, la misma sopa que le gusta a un cliente quizás no le guste a otro, lo mismo pudiera pasar con una hamburguesa, una pasta o cualquier otro tipo de comida. Cada cliente pudiera tener expectativas distintas sobre un determinado producto.
Hay casos en los cuales consideramos que el principal cliente de nuestros resultados son nuestros jefes o superiores, porque son quienes nos pagan, quienes no recomiendan para promociones o con quienes queremos asegurar cierto favoritismo y nos importa poco lo que opinen los verdaderos clientes de lo que hacemos.
Pero volvamos nuevamente al ejemplo del cocinero de un restaurant, pregúntense, ¿comerán los clientes con el mismo nivel de sal o de grasa que el jefe del cocinero? ¿les gustará el mismo nivel de cocción en sus carnes? ¿las mismas guarniciones o contornos?
Si bien es cierto que hay que tener sentido común, eso no siempre garantiza la verdadera calidad. Lo que lo garantiza es el cumplimiento con los requerimientos establecidos.
En nuestro ejemplo, cada mesonero debe asegurarse de tomar sus ordenes con la mayor especificidad posible y el cocinero en cumplir con cada especificación recibida.
Los clientes no son quienes directamente pagan el sueldo del cocinero, pero son ellos quienes hacen que el negocio se mantenga a flote y su nivel de satisfacción será el verdadero reflejo de la calidad de los resultados del cocinero, la opinión de su jefe sería solo complementaria. (En próximas publicaciones hablaremos de las evaluaciones 360°).
Comprenderán que esto tan solo se trata de un ejemplo que nos ayuda a ilustrar un poco mas este punto, ya que un trabajador en el área de recursos humanos no estará diariamente identificando los requerimientos de productos que se generan en esta área, pero sí se debe asegurar que tales requerimiento existan, estén por escrito y vigentes, asi como también, accesibles para quienes allí laboren.
Importancia de las especificaciones de las entradas y de las salidas.
Cada entrada de un proceso posee sus propias características, bien sean físicas o de otra índole y es importante que todo involucrado en el proceso que las demanda, las conozca detalladamente.
De esta manera se pudiera identificar, más facilmente, cuando alguna de ellas no reúne el mínimo estándar requerido, previniendo así que se contamine el proceso en su totalidad o que se generen resultados de baja calidad.
Con las salidas sucede de manera similar, cada trabajador involucrado en un determinado subproceso, debe conocer y COMPRENDER las características esperadas del producto que se debe generar a través de un determinado proceso y la utilidad que este resultado tiene.
Cada trabajador debe adquirir mayor consciencia sobre las razones por las cuales debe desarrollar las tareas que ejecuta, en la manera como se le exigen, manteniendo también consciencia del uso que le darán los clientes a su producto y el impacto que tendría el que no se generen con la calidad esperada.
Recuerden que cuando nos referimos al producto no nos estamos refiriendo únicamente al producto que vende la empresa, sino también a los resultados principales que salen de cada subproceso.
Cuestión de consciencia laboral y visión sistémica.
No todos los trabajadores en las áreas de RH están conscientes del porqué o para qué desarrollan las actividades que ejecutan.
Por ejemplo, en el ámbito de recursos humanos, algunos pudieran desconocer cuales son los procesos clientes que se nutren de las valoraciones de cargos, otros quizas desconozcan los requisitos principales de una adecuada evaluación de desempeño por competencias.
Pudieran hasta no conocer si está vigente o se aplica otra evaluación parecida o con finalidades similares y en que grado esto pudiera implicar retrabajo o herramientas redundantes.
Y así también pudieran desconocerse cuáles son los insumos indispensables (con sus respectivos proveedores) o las técnicas/métodos que se deben emplear para elaborar una adecuada escala salarial salarial, estructura organizativa u otro producto similar.
Pero todo puede mejorar.
Vale la pena un mayor esfuerzo.
En la mayoría de los casos los trabajadores intentan hacer su labor lo mejor posible, bien sea una valoración del cargo, la descripción de un puesto de trabajo o la evaluación de desempeño, según sea el caso, pero muchas veces no se tiene plena consciencia de la calidad que debe evidenciarse en esos subprocesos o en sus resultados.
Ese hecho disminuye, en un alto porcentaje, la posibilidad de que esos mismos trabajadores puedan sugerir mejoras significativas (desde la perspectiva del cliente), al proceso en el cual participan y no solamente desde la perspectiva de quienes lo ejecutan, indistintamente de que sean ellos o no, quienes a la final tomen las decisiones asociadas a la implementación de posibles cambios.
En la medida que se esablezca y conozca mejor el PEPSU de cada subproceso de recursos humanos, las especificaciones de las entradas y las salidas, asi como también de los metodos de trabajo, más consciencia se tendrá sobre los aspectos esenciales que deben garantizarce en cada producto.
Ademas, existirá una alta propensión a incrementar la calidad de los mismos, pero, sobre todo, desde la perspectiva de los clientes y no solo desde la prespectiva del proveedor.
Para conocer mejor otra de las tres características principales en los subprocesos de recursos humanos, estan invitados a leer el artículo: El aspecto Metódico de los subprocesos de Recursos Humanos.
Y no olvides dejar tus comentarios, serán de mucha ayuda.
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