El enfoque sistémico de los subprocesos de recursos humanos

PEPSU son las iniciales de los elementos a través de los cuales se establece el enfoque sistémico en cualquier ámbito. Te invitamos a conocer un poco mas sobre este tema en los próximos párrafos.

PEPSU corresponde a las iniciales de las palabras: Proveedor, Entrada, Proceso, Salida y Usuario.

Estos elementos deben estar presentes en cualquier análisis de procesos o sistema, principalmente en los de recursos humanos, que es el área que nos compete en esta oportunidad.

¿Proceso de personal o Sistema de Personal?

La mayoría de las organizaciones con fines de lucro están conformadas por los componentes:  Financiero, de suministro, de ventas, de producción, de dirección y de personal, entre otros.

Estos componentes, según cada autor,  pueden identificarse como subsistemas, porque pertenecen a uno mayor, que en este caso es la organización como un todo. También se pueden denominar como subprocesos porque pertenecen a un proceso mayor, que es la empresa en general.

Sin embargo, cuando se analiza estos componentes por separado, cada uno de ellos sube al nivel de sistema o proceso, porque ahora se convierten en el mayor nivel de análisis.

Por tal motivo, existirán ocasiones en las cuales nos referiremos al componente de "Personal" como un sistema y en otras, como un proceso, pero ambos casos son validos.

¿Subprocesos o Proceso?

Para comprender mejor este punto consideremos el proceso de "Capacitacion" o  "Entrenamiento" en una empresa.

Cuando se esta realizando un estudio de todo el componente "Personal", el proceso "Capacitación", se convierte en un subproceso del proceso o sistema "Personal".

Pero si estuviesemos analizando unicamente el proceso de "Capacitación", este seria el nivel mayor de nuestro estudio, por lo tanto, "Capacitación" será el proceso y "Detectar necesidades de entrenamiento", "Planificación del entrenamiento" y "Ejecución", entre otros. serían sus subprocesos de nivel 1. Así pudieran existir tambien subprocesos de nivel 2, 3, etc.

Esto es lo que se conoce como "Nivelación" cuando se realizan análisis de procesos o sistemas.

Pero lo que se quiere destacar con todo esto es que todo subproceso, cualquiera que sea el área o nivel al que pertenezca, mantiene las características propias de cualquier proceso mayor.

Por ello, como regla general, todo subproceso, siempre tendrá asociada una o varias entradas y generará una o varias salidas.

Cada entrada la suministrará alguien o algo y las salidas serán utilizadas por algo o por alguien.

El enfoque sistémico siempre estará presente en cada subproceso y se puede representar a través del  PEPSU correspondiente.

Ejemplos sencillos de PEPSU.

Si alguien tuviese que elaborar una torta o pastel, lo más común es que como ingredientes o entradas de ese proceso se encuentren, la harina de trigo, azúcar, margarina, huevos y leche, entre otros y logicamente, esos elementos tienen que provenir de algún lugar.

Si este proceso se ejecuta dentro de una empresa, probablemente tales insumos provengan del almacén de la misma. 

Si se está realizando esta tarea en una vivienda dentro de la ciudad quizás provengan del supermercado y si es en el campo,  los huevos pudieran provenir directamente del granero, y así por el estilo.

Toda entrada tendría un proveedor o fuente de origen.

De manera similar pasa con las salidas de un proceso. En nuestro ejemplo, la salida principal sería una torta o pastel. 

Si esta torta se elaboró en una empresa, posiblemente el usuario o cliente sería un supermercado o un comprador final, pero si se realizó en nuestro hogar, (ciudad  o campo), los usuarios o clientes principales serían nuestros propios familiares. Y así pasaría con cualqueir producto que elaboremos.

Toda salida tendría un usuario, destino o cliente.

Calidad en los procesos

Los subprocesos de recursos humanos, siempre tendrán, al menos, un proceso cliente y uno proveedor, con el cual interrelacionarse y de allí, la importancia de conocer las características que deben poseer esos elementos que los vinculan.

Cada cliente tendrá su propia perspectiva de lo que es calidad y debe dejarla bien especificada para que sirva como elemento de control al momento de analizar los resultados que obtendrá.

Por su parte cada proveedor debe procurar cumplir con las especificaciones establecidas y comprometidas con los clientes del producto que se comprometió a generar.

Entonces, ¿se imaginan el nivel de calidad que puede tener un producto cuando quienes lo elaboran no conocen los requisitos del mismo desde la perspectiva de cada cliente?

No siempre es igual la perspectiva de calidad del proveedor que la del cliente, muchas veces lo que es excelente para quien lo elabora, no lo es para quien lo recibe, si no, pregúntenle eso a cualquier cocinero.

Por ejemplo, la misma sopa que le gusta a un cliente quizás no le guste a otro, lo mismo pudiera pasar con una hamburguesa, una pasta o cualquier otro tipo de comida. Cada cliente pudiera tener expectativas distintas sobre un determinado producto.

Hay casos en los cuales consideramos que el principal cliente de nuestros resultados son nuestros jefes o superiores, porque son quienes nos pagan, quienes no recomiendan para promociones o con quienes queremos asegurar cierto favoritismo y nos importa poco lo que opinen los verdaderos clientes de lo que hacemos.

Pero volvamos nuevamente al ejemplo del cocinero de un restaurant, pregúntense, ¿comerán los clientes con el mismo nivel de sal o de grasa que el jefe del cocinero? ¿les gustará el mismo nivel de cocción en sus carnes? ¿las mismas guarniciones o contornos?

Si bien es cierto que hay que tener sentido común, eso no siempre garantiza la verdadera calidad. Lo que lo garantiza es el cumplimiento con los requerimientos establecidos.

En nuestro ejemplo, cada mesonero debe asegurarse de tomar sus ordenes con la mayor especificidad posible y el cocinero en cumplir con cada especificación recibida.

Los clientes no son quienes directamente pagan el sueldo del cocinero, pero son ellos quienes hacen que el negocio se mantenga a flote y su nivel de satisfacción será el verdadero reflejo de la calidad de los resultados del cocinero, la opinión de su jefe sería solo complementaria. (En próximas publicaciones  hablaremos de las evaluaciones 360°).

Comprenderán que esto tan solo se trata de un ejemplo que nos ayuda a ilustrar un poco mas este punto, ya que un trabajador en el área de recursos humanos no estará diariamente identificando los requerimientos de productos que se generan en esta área, pero sí se debe asegurar que tales requerimiento existan, estén por escrito y vigentes, asi como también, accesibles para quienes allí laboren.

Importancia de las especificaciones de las entradas y de las salidas.

Cada entrada de un proceso posee sus propias características, bien sean físicas o de otra índole y es importante que todo involucrado en el proceso que las demanda, las conozca detalladamente.

De esta manera se pudiera identificar, más facilmente, cuando alguna de ellas no reúne el mínimo estándar requerido, previniendo así que se contamine el proceso en su totalidad o que se generen resultados de baja calidad.

Con las salidas sucede de manera similar, cada trabajador involucrado en un determinado subproceso, debe conocer y COMPRENDER las características esperadas del producto que se debe generar a través de un determinado proceso y la utilidad que este resultado tiene.

Cada trabajador debe adquirir mayor consciencia sobre las razones por las cuales debe desarrollar las tareas que ejecuta, en la manera como se le exigen, manteniendo también consciencia del uso que le darán los clientes a su producto y el impacto que tendría el que no se generen con la calidad esperada.

Recuerden que cuando nos referimos al producto no nos estamos refiriendo únicamente al producto que vende la empresa, sino también a los resultados principales que salen de cada subproceso.

Cuestión de consciencia laboral y visión sistémica.

No todos los trabajadores en las áreas de RH están conscientes del porqué o para qué desarrollan las actividades que ejecutan.

Por ejemplo, en el ámbito de recursos humanos, algunos pudieran desconocer cuales son los procesos clientes que se nutren de las valoraciones de cargos, otros quizas desconozcan los requisitos principales de una adecuada evaluación de desempeño por competencias.

Pudieran hasta no conocer si está vigente o se aplica otra evaluación parecida o con finalidades similares y en que grado esto pudiera implicar retrabajo o herramientas redundantes.

Y así también pudieran desconocerse cuáles son los insumos indispensables (con sus respectivos proveedores) o las técnicas/métodos que se deben emplear para elaborar una adecuada escala salarial salarial, estructura organizativa u otro producto similar.

Pero todo puede mejorar.

Vale la pena un mayor esfuerzo.

En la mayoría de los casos los trabajadores intentan hacer su labor lo mejor posible, bien sea una valoración del cargo, la descripción de un puesto de trabajo o la evaluación de desempeño, según sea el caso, pero muchas veces no se tiene plena consciencia de la calidad que debe evidenciarse en esos subprocesos o en sus resultados.

Ese hecho disminuye, en un alto porcentaje, la posibilidad de que esos mismos trabajadores puedan sugerir mejoras significativas (desde la perspectiva del cliente), al proceso en el cual participan y no solamente desde la perspectiva de quienes lo ejecutan, indistintamente de que sean ellos o no, quienes a la final tomen las decisiones asociadas a la implementación de posibles cambios.

En la medida que se esablezca y conozca mejor el PEPSU de cada subproceso de recursos humanos, las especificaciones de las entradas y las salidas, asi como también de los metodos de trabajo, más consciencia se tendrá sobre los aspectos esenciales que deben garantizarce en cada producto.

Ademas, existirá una alta propensión a incrementar la calidad de los mismos, pero, sobre todo, desde la perspectiva de los clientes y no solo desde la prespectiva del proveedor.

Para conocer mejor otra de las tres características principales en los subprocesos de recursos humanos, estan  invitados a leer el artículo: El aspecto Metódico de los subprocesos de Recursos Humanos.

Y no olvides dejar tus comentarios, serán de mucha ayuda.

El aspecto integrado en el proceso de recursos humanos.

¿Existirá algún proceso o subproceso totalmente independiente o totalmente cerrado?

La respuesta es "NO".

Por esta razón, los subprocesos que conforman el proceso mayor de Personal o de Recursos Humanos, son interdependientes y consecuentemente deben estar integrados.

El proceso de recursos humanos como un reloj análogo.

Para comprender mejor este punto, imaginemos el proceso de Recursos Humanos como la parte interna de un reloj mecánico o de un cronómetro, compuesto por un conjunto de engranajes en donde el movimiento de uno influye directamente en el de otro y deben operar de manera sincronizada para poder dar la hora exacta.

Que es el principal resultado que esperaría cualquier usuario de un reloj.

Sin embargo, quizás existan relojes que se adelanten o retracen algunos minutos y usuarios que los sigan usando diariamente, acostumbrados a realizar ajustes constantes en el minutero para disponer de una hora más o menos aceptable.

Pero esa práctica no es sinonimo de que el reloj funcione bien, aunque las otras personas no se den cuenta de lo que sucede realmente.

Entonces, para lograr que exista una adecuada sincronización en cada reloj, los dientes de los engranajes que se integran, deben cumplir con las dimensiones y forma adecuada, entre otras características técnicas.

Porque si esto no se cumple, el reloj no funcionaría como debe ser, sucediendo que, posiblemente, un engranaje termine dañando a otro u ocurra algo similar.

Similitud del proceso organizacional con el funcionamiento de un reloj.

Algo parecido pudiera suceder en una organización, indistintamente del tamaño de la misma, su número de trabajadores o el ámbito al que pertenezca.

Donde algunos subprocesos no se integran bien, con otros con los que obligatoriamente deben estar vinculados y terminan generando resultados totalmente inaceptables o medianamente aceptables, pero no produciendo los que deben ser y con la medida de calidad correcta.

Consideraciones para el proceso de recursos humanos.

Es por esta razón que en la gestión de recursos humanos es muy importante conocer cuáles subprocesos son directamente interdependientes, cuáles lo son indirectamente, cuáles son sus elementos interrelacionadores y qué características deben poseer estos elementos, de tal forma que satisfagan los requerimientos o expectativas de cada subproceso cliente.

Es también vital poder conocer oportunamente la dimensión del impacto que generaría realizar algun cambio sobre cualquier elemento que conforme determinado proceso.

Todo esto, en teoría, debería conocerse de antemano, antes de poner en funcionamiento el sistema en general, pero cuando ya el sistema está instaurado y en total funcionamiento, al menos debe tenerse muy claro y siempre presente durante la gestión cotidiana y en los proyectos de mejora continua.

Si deseamos que todo funcione de manera fluida, consistente, armónica y con altos niveles de calidad, debemos tener plena consciencia que no se debe gerenciar, dirigir o gestionar cada subproceso de recursos humanos como si fuesen islas, parcelas, nichos o países autocráticos, en donde cada quien hace e implementa sus reglas sin importarle como impacte a sus vecinos.

Por el contrario, se debe buscar y asegurar siempre la sincronía, la armonía y una interrelación eficiente y eficaz.

Ejemplo de Integración en subprocesos de recursos humanos.

Para hacerlo un poco más ilustrativo, a manera de ejemplo, consideremos la actividad de "Valoración de cargos", si pensamos en ella considerando este principio integrador, la gran mayoría de nosostros concordaremos en que esta actividad debe estar, por teoria o funcionalidad, directamente vinculada con el subcomponente de compensación y el de descripciones de cargos, ¿Verdad?

Entonces imaginen que no fuese asi, o que estos subprocesos no estuviesen bien sincronizados, que tan confiable sería la administracion salarial en esa organización, que tanta concordancia podria existir entre las tareas que desempeña un determinado trabajador y la compensación que recibe, se estaría dando la hora exacta en esos procesos o tendriamos trabajadores constantemente quejandose por la hora?

Lo más seguro es que ese reloj organizacional dé una hora, pero definitivamente no será la hora exacta y no todos nos sentiremos a gusto con un reloj que no cumple con su principal función.

Si nos obligan a usarlo, posiblemente lo hagamos por necesidad, hasta que encontremos un reloj que funcione mejor o simplemente terminemos adaptandonos a una mala práctica y más adelante a otras más, rogando que algún dia el reloj se componga por si solo.

En próximos artículos cuando analicemos el aspecto de estructuras, según el modelo PEP original de MS+, estudiaremos con más profundidad estos subprocesos de valoración, descripción de cargos y estructuras salariales, entre otros temas de este componente.

Igualmente el basamento teórico y las metodologias diseñada por MS+ para desarrollar estas tareas, estarán disponible a través de video-cursos cortos y sencillos, algunos gratuitos y otros a muy bajo costo.

Si te interesa alguno de ellos y aun no ha salido, por favor, dejanos conocer tu interes a través de tus comentarios al final de este post.

MS+RH y el aspecto integrado.

Todo el material instruccional que MS+HR ponga a su disposición, relacionado con los subprocesos de recursos humanos considerarán el aspecto integrado como uno de sus elementos principales.

Por ello, te invitamos a continuar leyendo nuestros artículos en este Blog de MS+, o visualizando cualquier otro contenido, específicamente los relacionados con los aspectos técnicos de los subprocesos de recursos humanos, que se identifican con las letras "RH" en las categorias del menú principal.

3 Características que deben estar presentes en todo proceso de recursos humanos.

Son diversas las características que pueden distinguirse en los subprocesos de recursos humanos dentro de una organización, sin embargo, de todas ellas, MS+RH considera que 3 son las cualidades que siempre deben resaltar como sus aspectos principales.

Se trata de que tales subprocesos deben ser integrados, estar bajo un enfoque sistémico y deben ejecutarse según principios metódicos.

A continuación explicamos de manera general de qué se trata esto.

La integración de los subprocesos de recursos humanos.

Se considera que cada subproceso de recursos humanos o de personal, como lo definen algunos autores, no es totalmente independiente y debe estar completamente integrado con los otros subprocesos que así lo requieren. 

Esta interrelación se da por la dinámica funcional de dichos subprocesos o debido a los elementos vinculantes que por definición deben existir entre ellos. 

En muchos casos algunos trabajadores y sus superiores, desconocen todos los vínculos que deben existir entre el subproceso en el cual están involucrados y el resto de los procesos de la organización.

Aun sabiéndolo pudieran desconocer en qué medida impactan sus resultados (o los cambios que se producen en ellos), en dichos procesos asociados, o cómo se utilizan los mismos allí.

Por ende, solo les preocupa satisfacer los requerimientos de su propio subproceso y muy poco las necesidades de sus verdaderos clientes, principalmente por falta de claridad en los requisitos de calidad de los mismos, porque eso demanda un poco más de trabajo o simplemente porque no existe un engranaje síncrono entre tales subprocesos.

Esto y mucho más, lo explicamos a detalle en el artículo: El aspecto integrado de los subprocesos de recursos humanos, el cual te invitamos a leer posteriormente.

El enfoque sistémico en los subprocesos de recursos humanos.

Complementando el punto anterior, se considera que cada subproceso de recursos humanos debe mantener un enfoque sistémico, si te preguntas, ¿a qué se refiere esto?

La respuesta es sencilla.

Consiste en que cada uno de estos subprocesos se alimenta de otro que le provee entradas para su adecuado funcionamiento y a su vez, cada subproceso que los recibe se convierte en proveedor de otro subproceso cliente, dentro del ámbito de la gestión de recursos humanos o fuera de la misma.

Creándose así, una especie de cadena, con diversos eslabones, vinculados a través de entradas y salidas, entre los cuales están inmersos los insumos y los productos.

Con el objeto de no hacer tan largo este post y concentrarnos luego en cada uno de estos elementos de manera específica, también se preparó el artículo: El enfoque sistémico de los subprocesos de recursos humanos, el cual estamos seguros que te parecerá bastante interesante cuando lo leas.

Los métodos en los subprocesos de recursos humanos.

La última de estas tres características y no por eso menos importante, tiene relación con el aspecto metódico y esto se refiere a que todas las actividades o tareas relevantes que se ejecutan en cada uno de estos subprocesos de recursos humanos, deben tener asociado su respectivo método o procedimiento de trabajo, adecuadamente explicado, accesible, registrado y mantenido.

Esto es un principio básico de la ingeniería industrial y se considera necesario en la aplicación de métodos científicos, en los cuales se requiere asegurar repetitividad en los resultados.

Con esto de la repetitividad nos referimos a la ejecución de los procesos en sí, no a la conducta humana, ya que está claro que no somos autómatas y nuestra conducta siempre será algo impredecible.

Vamos a intentar comprender esto mejor con el ejemplo de aplicar un test de personalidad PF16.

Este instrumento se debe aplicar siguiendo un conjunto de pasos generales, predefinidos y bajo condiciones previamente establecidas, para poder asegurar resultados bajo los mismos parámetros de confiabilidad y validez, indistintamente del tipo de personalidad que cada individuo al que se le aplicó el test, haya evidenciado.

Lo mismo aplicaría para el levantamiento de una descripción de cargos, una detección de necesidades de entrenamiento, entre otras actividades similares.

Muchas veces los trabajadores desconocen cuáles son los métodos establecidos para realizar determinadas tareas dentro de la organización y terminan haciéndolas como a ellos mejor les parece, con una alta variabilidad en los métodos aplicados.

Por supuesto, obteniendo un resultado, pero sin poder determinarse qué tan válido o confiable es el mismo. No es lo mismo obtener un resultado aceptable que obtener el resultado esperado en las condiciones establecidas.

No sería lo mismo obtener una vacuna cualquiera que cure el Covid-19, que obtener una vacuna que lo cure, no produzca daños colaterales en nuestro cuerpo, a bajo costo humano y material y que a su vez se desarrolle mediante procedimientos replicables a escala mundial, ¿verdad? ¿Cuál preferirían ustedes?

A pesar de que siempre existirán quienes se conformen con solo una vacuna, y hablando en sentido organizacional, quienes se conformen con hacer las cosas, por hacerlas o a conformarse, con generar cualquier resultado por generarlo o simplemente por mantenerse ocupados en algo, no deberías dejar de buscar la excelencia o la alta calidad en los procesos que ejecutes y es a eso a lo que principalmente te invitamos.

No dejes de profundizar un poco más sobre este tema analizando el post: El aspecto metódico de los subprocesos de recursos humanos, que hemos preparado para ayudarte a entender mejor estos puntos.

Seguro comprenderás, aún más, su utilidad mientras lo analizas con detenimiento.

Características de los servicios de MS+RH

Los servicios que MS+RH ofrece en materia de asesoría y capacitación, contemplan principalmente estos tres enfoques, el integrado, el sistémico y el metódico.

En todos estos servicios se evalúan las interrelaciones existentes y no existentes del subproceso que se interviene, con el resto de los subprocesos asociados, por definición o funcionalidad.

En las implementaciones de proyectos, se caracterizan y se asegura la comprensión cabal de todos los elementos interrelacionadores entre los subprocesos, garantizando que mantengan total consistencia, lógica y estructural.

Y también se asegura que todos los cambios queden reflejados en los respectivos métodos de trabajo, es decir, que queden bien documentados y procedimentados, lo cual, según nuestro propio criterio, ayuda a garantizar una mayor calidad en los resultados que se generan.

Conclusión e invitación.

Recuerda tener presente el siguiente triángulo al momento de evaluar las 3 características que deben estar presenten en los subprocesos de recursos humanos.

La integración permite establecer las interrelaciones entre los subprocesos asociados, responde a la pregunta ¿Con quién me interrelaciono y para qué?

El enfoque sistémico permite especificar tales interrelaciones, estableciendo sus requisitos de calidad (cantidad, frecuencia, medios, etc.). Da respuesta a la pregunta ¿Cómo me interrelaciono?

Y el elemento metódico permite estandarizar en gran medida la ejecución de las tareas que permiten asegurar una eficiente interrelación entre todos esos subprocesos, dando respuesta a la pregunta ¿Cómo lo ejecuto?

Dando adecuada respuesta a estas tres preguntas, se asegura un desarrollo más eficiente de cualquier subproceso.

Como estamos seguros que se despertó un poco más tu interés sobre estos temas, no olvides leer otros artículos relacionados, en este blog de MS+ , consulta allí directamente la etiqueta RH - General y por favor, recuerda dejarnos tu comentario, nos será de mucha utilidad.

A través de este enlace externo podrás consultar otros temas afines.